La digitalisation des processus, notamment avec la facture électronique, révolutionne la gestion des entreprises. Cette transition numérique touche en particulier le cycle achats fournisseurs dans les réseaux de franchises. Adopter un ERP n’est plus seulement une option, mais un véritable levier de croissance et un atout face à la concurrence. Explorons ensemble comment cette transformation aide les franchiseurs et franchisés à optimiser leurs processus avec efficacité.

Cycle fournisseur expliqué

Le cycle d’achat fournisseur correspond à l’ensemble des étapes qu’une entreprise suit pour acheter un produit ou un service auprès d’un fournisseur. En d’autres termes, c’est une suite logique d’actions qui commence par l’identification d’un besoin et se termine généralement par le paiement du fournisseur. Le cycle concerne à la fois les achats simples (fournitures de bureau) et les achats plus stratégiques (matières premières ou équipements professionnels).

Les objectifs du cycle fournisseur

Il est important de comprendre que le cycle d’achat est plus qu’une simple formalité administrative, il s’agit d’un véritable levier stratégique au service de la rentabilité et de la qualité lorsqu’il est bien maîtrisé. Le cycle fournisseur a plusieurs objectifs essentiels pour l’entreprise.

Assurer la disponibilité des produits

Avant tout, le cycle fournisseur joue un rôle crucial dans la gestion des stocks. En effet, son principal objectif est de garantir l’approvisionnement continu des produits ou services nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise. – Par exemple, un fast-food ne peut pas se permettre une rupture de pain burger à midi (heure de pointe). –

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Maîtriser les coûts

Ensuite, le cycle fournisseur a pour objectif la maîtrise des coûts. En effet, grâce à un processus structuré, l’entreprise peut comparer les offres, négocier les prix et éviter les achats inutiles. Ainsi, un restaurant peut choisir un fournisseur de fruits plus avantageux tout en conservant la qualité. – Par exemple, un fast-food peut améliorer la qualité de ses burgers en gardant les mêmes prix grâce à des coûts maitrisés –

Optimiser la qualité

Le cycle fournisseur a également pour objectif de pouvoir sélectionner des fournisseurs fiables, capables de respecter les délais et les exigences contractuelles. – Par exemple lorsqu’un fast-food a un partenariat de confiance avec un fournisseur de viande de qualité, il permet de préserver le bon goût et la satisfaction de sa clientèle –

Respecter les procédures internes

Enfin, le cycle fournisseur vise à respecter les règles de validation interne, pour éviter les erreurs, les fraudes ou les dépenses non justifiées. Ce contrôle est d’autant plus important dans les grandes structures ou les chaînes de restauration. – Par exemple une chaîne de restauration rapide ne peut pas se permettre dans des erreurs d’approvisionnement coûteuses –

Les étapes clés du cycle fournisseur

1 – Identification du besoin

Tout commence par l’identification d’un besoin au sein de l’entreprise. Ce besoin peut concerner un produit, un service, une prestation ou une matière première.

Par exemple, dans un restaurant, le chef constate qu’il ne reste plus assez de poulet pour assurer le service du week-end. De la même manière, un supermarché remarque une rupture de stock sur une marque d’eau minérale très demandée. À ce stade, il est essentiel de préciser :

Le type de produit souhaité
Les quantités nécessaires
Le délai requis
L’utilisation prévue

2 – Validation de la demande

Une fois le besoin exprimé, il faut que la demande soit validée par une personne habilitée (manager, service achats ou direction). Cette étape permet de s’assurer que :

Le besoin est légitime et justifié
Il entre bien dans le budget prévu
L’achat respecte les procédures internes
L’utilisation prévue

Dans une chaîne de restaurants, par exemple, les achats de matériel sont souvent soumis à une validation par le siège, afin de contrôler les dépenses. Cette étape joue un rôle clé dans la maîtrise des coûts et la traçabilité des engagements financiers.

3 – Choix et négociation du fournisseur

Après validation, l’entreprise passe à la sélection du fournisseur. Selon le contexte, elle peut soit choisir un fournisseur référencé et déjà approuvé, soit lancer une mise en concurrence ou un appel d’offre, soit rechercher un nouveau partenaire.

Pour mieux choisir le fournisseur, l’entreprise peut s’appuyer sur différents critères de choix, par exemple le prix, les délais de livraison, les conditions de paiement, la qualité des produits ou des services, ou encore la fiabilité du fournisseur.

Par exemple, une enseigne de restauration rapide peut comparer deux fournisseurs de steaks hachés en termes de prix au kilo, de régularité de livraison et de respect de la chaîne du froid. Une fois le fournisseur identifié, l’entreprise peut entamer une négociation pour ajuster les tarifs ou obtenir des conditions plus favorables.

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4 – Émission du bon de commande

Dès que les termes sont clairs, l’entreprise émet un bon de commande. Ce document formel reprend :

Le détail des produits/services
Les quantités
Le prix unitaire et total
L’adresse et la date de livraison
Les conditions de paiement

Le bon de commande est essentiel car il engage juridiquement les deux parties. Il sert aussi de base pour les étapes suivantes (réception, facturation, paiement). De ce fait, quand l’entreprise dispose d’un ERP, cette étape est généralement automatisée. Par exemple, un responsable de restaurant peut valider une commande hebdomadaire auprès d’un fournisseur via un portail B2B.

5 – Réception des marchandises

Lorsque les produits sont livrés, il est indispensable de vérifier leur conformité par rapport au bon de commande.Les points à contrôler sont :

Les quantités livrées
L’état physique des produits
Les DLC (dates limites de consommation)
Le respect des conditions de livraison (température, hygiène, emballage)

Si tout est conforme, l’entreprise émet un bon de livraison signé. Si des anomalies sont constatées (ex : produits abîmés, commande incomplète), un litige peut être ouvert. Dans un fast-food, par exemple, un manager peut refuser un colis de produits surgelés si la chaîne du froid n’a pas été respectée. Cette étape est donc cruciale pour éviter des pertes ou des réclamations ultérieures.

6 – Traitement des factures

Après la livraison, le fournisseur envoie sa facture à l’entreprise. Le service comptable doit alors effectuer un rapprochement entre le bon de commande, le bon de livraison et la facture. En effet, cela permet de vérifier que la facture correspond bien à ce qui a été commandé, ensuite que les quantités et prix sont exacts, et finalement que la marchandise a bien été réceptionnée.

Si tout est cohérent, la facture peut être validée pour paiement. En cas d’erreur (facture en double, mauvaise quantité, ligne manquante), un traitement spécifique est engagé (demande d’avoir, relance fournisseur, blocage du paiement).

7 – Paiement du fournisseur

Enfin, une fois la facture validée, le paiement est déclenché selon les conditions convenues (ex : 30 jours fin de mois, 45 jours, acompte, etc.). Dans ce cas, le règlement peut se faire soit par virement bancaire, par chèque ou par prélèvement automatique.

Dans certaines structures, le paiement est effectué automatiquement à l’échéance grâce à l’ERP. Dans d’autres cas, il peut nécessiter une ultime validation manuelle.

Le respect des délais de paiement est fondamental pour entretenir une bonne relation fournisseur, mais aussi pour respecter les obligations légales (notamment dans certains pays où les délais sont encadrés par la loi).

Le cycle d’achat fournisseur et ses défis

Le cycle d’achat fournisseur est souvent complexe, surtout au niveau des grandes franchises. Il implique de multiples interlocuteurs : la centrale d’achat, les entrepôts, les points de vente et les fournisseurs externes. Les franchises font face à de nombreux défis au quotidien. Parmi eux : les doublons dans les factures, les retards de traitement ou de paiement, et le manque de traçabilité. Ces problèmes entraînent des risques coûteux et compliquent la gestion des opérations.

Comment la facture électronique optimise - t - elle le cycle des achats fournisseurs ?

La facture électronique optimise le cycle des achats fournisseurs en automatisant chaque étape, de l’émission à l’archivage. Elle accélère le traitement des factures, optimise les encours et garantit des paiements plus rapides aux fournisseurs, ce qui favorise une relation fournisseur solide et durable. De plus, l’élimination des factures papier réduit les dépenses liées à l’impression, au stockage et à l’envoi. D’autre part, grâce à la centralisation et à la standardisation des données, la facturation électronique améliore la traçabilité et le suivi en temps réel des opérations.

Comment un ERP optimise la gestion des cycles d’achat fournisseurs avec la facture électronique ?

Un ERP optimise le cycle des achats en centralisant, standardisant et digitalisant les documents clés de facturation comme les devis, bons de commande, bons de livraison et factures. Grâce à cette centralisation, toutes les données sont accessibles en un seul endroit, ce qui améliore le suivi et la traçabilité. La standardisation des formats des factures (facture x) réduit les erreurs et fluidifie les échanges avec les fournisseurs. Avec la digitalisation, des outils comme l’OCR (reconaissance optique des caractères par l’intelligence artificielle), les factures sont automatiquement associées à la comptabilité, ce qui réduit de façon significative, les tâches manuelles et les erreurs. De plus, l’ERP permet de visualiser les détails du cycle fournisseurs :

Les fiches fournisseurs pour une comparaison des meilleures offres, ce qui procure un réel pouvoir de négociation;
Un historique des paiements et des transactions fournisseurs;
Le suivi des encours fournisseurs
etc.

Conclusion

La facturation électronique est bien plus qu’une obligation réglementaire; elle représente une opportunité stratégique et un levier de croissance pour les entreprises, notamment les réseaux de franchises. La facture électronique optimise avec grande efficacité le cycle des achats fournisseurs et diminue les coûts. En intégrant cette évolution dans un ERP performant comme CSMART ERP, les franchises peuvent non seulement rester conformes à la réglementation, mais aussi transformer leur gestion en un véritable atout compétitif.

Cycle fournisseur : définition, étapes et rôle des ERP