Depuis l’annonce de l’obligation de la facture électronique en France, toutes les entreprises doivent se préparer à choisir une plateforme agréée (PDP). Cependant, la sélection de cette solution stratégique n’est pas toujours simple. En effet, de nombreuses offres apparaissent sur le marché, et chaque éditeur promet une conformité parfaite. Pourtant, derrière ces promesses, plusieurs pièges guettent les entreprises.

Ainsi, choisir une PDP ne doit pas se limiter à comparer des tarifs ou des fonctionnalités basiques. Au contraire, cette décision engage votre organisation sur plusieurs années et peut avoir des conséquences directes sur vos échanges commerciaux, votre trésorerie et même votre image auprès de vos partenaires.

Dans cet article, nous allons donc détailler les principaux pièges PDP à éviter lors du choix d’une plateforme agréée. De plus, nous montrerons pourquoi des notions comme l’EDI, PEPPOL, Chorus Pro ou encore les certifications officielles sont essentielles pour sécuriser votre décision.

Piège 1 : Confondre PDP et simple plateforme de dématérialisation

Un premier piège courant consiste à croire que toutes les plateformes de facturation électronique sont des PDP. Pourtant, la réalité est bien différente.

En effet, une plateforme agréée bénéficie d’une immatriculation officielle auprès de l’administration fiscale. De plus, elle doit prouver qu’elle respecte les normes techniques, les exigences de sécurité et les règles de transmission des factures. À l’inverse, une simple plateforme de dématérialisation (PDP non agréée) peut vous accompagner sur certains processus, mais elle ne possède pas l’agrément légal.

Par conséquent, si vous choisissez une plateforme non immatriculée par la DGFIP, vous risquez de devoir passer par une autre solution pour l’échange réel des factures avec l’administration. Ainsi, vous multipliez les intermédiaires et complexifiez votre chaîne de facturation.

Piège 2 : Négliger la compatibilité avec l’EDI

Un deuxième piège réside dans l’oubli de l’EDI (Échange de Données Informatisé). En effet, beaucoup d’entreprises utilisent déjà l’EDI pour échanger des factures ou des bons de commande avec leurs partenaires.

Ainsi, choisir une PDP qui ne gère pas correctement l’EDI peut créer des ruptures dans vos processus. Car si vos partenaires continuent d’envoyer ou de recevoir des fichiers EDI, votre plateforme doit être capable de les interpréter sans perte de données.

De plus, l’EDI reste essentiel dans certains secteurs comme la grande distribution ou l’automobile. Par conséquent, ignorer ce point peut fragiliser vos relations commerciales.

Piège 3 : Oublier PEPPOL et les échanges internationaux

Un troisième piège apparaît lorsque l’on néglige PEPPOL. Ce réseau international permet aux entreprises d’échanger des documents électroniques normalisés dans toute l’Europe.

Or, beaucoup d’entreprises françaises travaillent avec des partenaires étrangers, notamment européens. Par conséquent, il est indispensable de vérifier si la PDP que vous envisagez est connectée à PEPPOL. Sans cela, vous risquez de devoir ajouter un nouveau prestataire uniquement pour gérer vos factures transfrontalières.

De plus, PEPPOL devient progressivement un standard pour les appels d’offres publics dans certains pays. Ainsi, une PDP non connectée peut limiter vos opportunités commerciales.

Piège 4 : Sous-estimer le rôle de Chorus Pro

Un autre piège fréquent concerne Chorus Pro, la plateforme publique utilisée pour les factures destinées à l’État et aux collectivités. En effet, toutes les entreprises qui travaillent avec le secteur public doivent obligatoirement passer par Chorus Pro.

Ainsi, si vous choisissez une PDP qui ne propose pas une intégration fluide avec Chorus Pro, vous devrez gérer ces factures manuellement. Or, cette manipulation entraîne une perte de temps et augmente le risque d’erreurs.

De plus, l’automatisation avec Chorus Pro garantit une meilleure traçabilité et une accélération des paiements publics. Par conséquent, une PDP qui ne facilite pas cet échange n’est pas adaptée à vos besoins si vous avez ne serait-ce qu’un seul client public.

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Piège 5 : Ignorer les certifications et les normes de sécurité

Un cinquième piège réside dans l’oubli des certifications exigées pour les PDP. En effet, une plateforme agréée doit respecter des règles strictes en matière de sécurité, de confidentialité et de traçabilité.

Par conséquent, si vous choisissez un prestataire qui ne dispose pas des certifications nécessaires, vous vous exposez à plusieurs risques. D’abord, vos données sensibles peuvent être compromises. Ensuite, vos factures peuvent être rejetées par l’administration. Enfin, votre entreprise peut subir des sanctions.

Parmi les certifications qu’une PDP doit avoir :

ISO 27001 est obligatoire pour l’immatriculation des plateformes agréées.
SecNumCloud est reconnu comme qualification acceptable pour certaines parties de l’hébergement ou des opérations sensibles.
L’interopérabilité (tests d’échanges, compatibilité technique avec les formats imposés) est imposée dans le cahier des charges pour devenir plateforme agréée.
La norme d’archivage électronique AFNOR NF Z 42-013 est aussi importante.

Piège 6 : Ne pas anticiper l’évolution réglementaire

Un autre piège est de croire que la réglementation va rester figée. En réalité, les règles de la facture électronique vont continuer d’évoluer dans les prochaines années.

Ainsi, une PDP doit démontrer sa capacité à s’adapter rapidement aux changements imposés par la DGFiP ou par l’Union européenne. Par conséquent, choisir une plateforme figée ou peu réactive peut devenir un handicap.

De plus, les formats acceptés (Factur-X, UBL, CII) peuvent évoluer, et de nouveaux contrôles fiscaux peuvent apparaître. Ainsi, il faut sélectionner un partenaire qui investit dans l’innovation et suit de près la réglementation.

Piège 7 : Se laisser séduire uniquement par le prix

Un autre piège majeur consiste à baser sa décision uniquement sur le prix. Certes, le budget est important, mais une PDP trop bon marché peut cacher de mauvaises surprises.

En effet, certains prestataires proposent des tarifs très attractifs, mais ajoutent ensuite des frais cachés pour les connexions EDI, les flux PEPPOL ou les intégrations ERP. De plus, une offre à bas coût peut aussi signifier une absence d’accompagnement, un support limité ou des performances insuffisantes.

Par conséquent, il vaut mieux comparer la valeur globale de la solution plutôt que de regarder uniquement le coût initial.

Piège 8 : Négliger l’intégration avec l’ERP et les outils métiers

Un autre piège courant réside dans l’oubli de l’intégration avec votre ERP ou vos logiciels métiers. En effet, si votre PDP ne s’intègre pas facilement, vos équipes devront ressaisir manuellement les données.

De plus, cette ressaisie génère des erreurs, ralentit les processus et réduit les gains de la facture électronique. Par conséquent, il est crucial de vérifier que votre PDP propose des connecteurs ou des API compatibles avec vos systèmes existants.

Conclusion

Choisir une plateforme agréée (PDP) pour la facture électronique obligatoire est une décision stratégique. Pourtant, de nombreuses entreprises tombent dans certains pièges coûteux.

Ainsi, pour éviter ces erreurs, il faut aborder le sujet de manière globale. Une bonne PDP doit être immatriculée dans le registre des PDP par la DGFIP, certifiée, sécurisée et connectée à l’écosystème (EDI, PEPPOL, Chorus Pro). Elle doit également s’intégrer parfaitement à vos outils internes et rester agile face aux évolutions réglementaires.

En définitive, le bon choix de plateforme ne consiste pas seulement à se conformer à la loi. Au contraire, il s’agit d’une opportunité pour optimiser vos processus, renforcer vos relations commerciales et préparer l’avenir numérique de votre entreprise.

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