Aujourd’hui, les entreprises doivent gérer un grand volume de factures. Par conséquent, un traitement manuel devient long, fastidieux et coûteux. Heureusement, l’avènement du traitement automatisé des factures est une solution efficace. En effet, elle réduit les erreurs et optimise les processus.
Collecte automatique des factures et outils utilisés
La collecte des factures est une étape essentielle. En effet, plusieurs outils permettent d’automatiser cette tâche fastidieuse qui peut prendre des heures manuellement.
Plateformes de gestion électronique
Systèmes de capture intelligente
Les différences fiscales posent problème. Effectivement, chaque juridiction impose des règles précises, ce qui nécessite une gestion spécifique selon les régions. D’autres parts, les écarts de devises ajoutent une complexité supplémentaire, ce qui impose aux comptables d’effectuer un suivi rigoureux des conversions monétaires.
Connecteurs API
Solutions basées sur le cloud
Les solutions basées sur le cloud facilitent l’accès et le partage des documents. En effet, elles permettent aux différents services d’accéder aux factures en temps réel. De plus, elles garantissent une sauvegarde sécurisée et un archivage optimal.
Glisser-déposer des factures
Le glisser-déposer simplifie l’importation des factures dans les systèmes de gestion. En effet, il suffit de faire glisser un fichier depuis un ordinateur vers une plateforme. Ensuite, les données sont automatiquement extraites et analysées. Ainsi, ce mode de collecte accélère le traitement et réduit les efforts manuels.
Collecte via les emails
La collecte à travers les emails permet d’automatiser la réception des factures envoyées par les fournisseurs. En effet, certaines solutions analysent directement les pièces jointes et extraient les données importantes. Par conséquent, les documents sont intégrés sans intervention humaine. De plus, cette méthode améliore la traçabilité et l’organisation des factures.
Fonctionnement du traitement automatisé
L’automatisation repose sur plusieurs technologies. D’abord, la reconnaissance optique de caractères (OCR) extrait les données. Ensuite, l’intelligence artificielle analyse et classe les informations. De plus, les systèmes intégrés permettent une validation rapide. Enfin, l’archivage numérique facilite la gestion et la recherche.
Par ailleurs, la saisie comptable automatique est étroitement liée au traitement automatisé des factures. En effet, une fois les données extraites et validées, elles sont directement intégrées dans les logiciels comptables. Ainsi, la comptabilisation se fait sans intervention humaine. De plus, cette automatisation réduit les erreurs et accélère la clôture des comptes. En conséquence, les équipes financières gagnent en efficacité et en précision.
Avantages pour les entreprises du traitement automatisé des factures
L’automatisation offre de nombreux bénéfices. D’une part, elle élimine les erreurs humaines. D’autre part, elle améliore la rapidité du traitement. Par ailleurs, elle optimise la traçabilité des documents. En conséquence, les entreprises respectent mieux les obligations légales. Finalement, les coûts administratifs diminuent considérablement.
De plus, pour les entreprises traitant des volumes importants de factures, voire des millions, l’automatisation devient essentielle. En effet, elle permet de traiter simultanément un grand nombre de documents sans ralentissement. De plus, elle garantit une standardisation des processus et une uniformité des données. Par ailleurs, les solutions avancées intègrent des systèmes d’intelligence artificielle capables d’optimiser le classement et la vérification des factures en temps réel. Ainsi, les équipes comptables se concentrent sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Enfin, cette automatisation améliore la gestion des flux de trésorerie en réduisant les délais de paiement et en garantissant un meilleur suivi financier.
Les différentes technologies utilisées
Reconnaissance optique de caractères (OCR)
– 👉 Voir notre article sur l’OCR –
Intelligence artificielle (IA)
Systèmes de gestion intégrés
Les systèmes de gestion intégrés simplifient la validation des factures. En effet, ils permettent d’automatiser les processus d’approbation et d’archivage. Ainsi, les délais de traitement sont réduits.
Archivage électronique
L’archivage électronique assure une conservation sécurisée des factures. De plus, il garantit leur traçabilité et leur conformité aux règlementations. Par conséquent, l’accès aux documents devient plus rapide et structuré.
Rapprochement automatique
Les modules de rapprochement automatique comparent les factures avec les bons de commande et les paiements. Ainsi, ils détectent les écarts et préviennent les erreurs. En conséquence, les transactions financières deviennent plus fiables.
Outils de reporting et d’analyse
Les outils de reporting et d’analyse facilitent le suivi des paiements et des performances financières. En effet, ils génèrent des tableaux de bord et des indicateurs clés. Ainsi, les entreprises optimisent leur gestion comptable et prennent des décisions éclairées.
Intégration avec les systèmes existants
L'importance des API dans le traitement automatisé des factures
Les API jouent un rôle clé dans le traitement automatisé des factures. En effet, elles permettent d’interconnecter les différentes plateformes comptables et ERP. Grâce à cette intégration, les données circulent sans interruption entre les systèmes.
Synchronisation des données
Les API assurent une mise à jour en temps réel des factures. Ainsi, elles évitent les erreurs de duplication et garantissent l’exactitude des informations financières. Par conséquent, les entreprises bénéficient d’une meilleure visibilité sur leur comptabilité.
Automatisation des processus
Grâce aux API, les tâches répétitives sont automatisées. Par exemple, la récupération des factures fournisseurs peut être déclenchée automatiquement dès leur émission. Ainsi, les équipes comptables gagnent du temps et réduisent les efforts manuels.
Rapprochement et validation
Les API facilitent également le rapprochement entre factures, bons de commande et paiements. En effet, elles permettent une vérification instantanée des données. Ainsi, les anomalies sont détectées rapidement, réduisant les risques d’erreur et de fraude.
Sécurisation des échanges
Enfin, les API garantissent un transfert sécurisé des données financières. Grâce aux protocoles de chiffrement et d’authentification, elles assurent une conformité aux normes en vigueur. Par conséquent, les entreprises protègent leurs informations sensibles tout en optimisant leur gestion des factures.
Sécurité et conformité
La protection des données est essentielle. Pour cela, les solutions automatisées utilisent des protocoles de chiffrement avancés. De plus, elles respectent les règlementations en vigueur pour garantir une conformité optimale.
Importance d’un ERP certifié
Un ERP certifié offre une garantie supplémentaire en matière de sécurité et de fiabilité. En effet, un ERP disposant des certifications adéquates assure la conformité aux exigences réglementaires et optimise la gestion des factures.
Plateforme de dématérialisation partenaire
Se munir d’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) permet de se conformer aux nouvelles obligations fiscales et de fluidifier les échanges de factures électroniques. Ainsi, les entreprises bénéficient d’une interopérabilité optimale avec les systèmes externes.
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Certifications et normes de sécurité
- ISO 27001 : Garantie d’une gestion sécurisée des informations et de la protection contre les cyberattaques.
- ISO 9001 : Assure une qualité de service optimale dans les processus de gestion.
- RGPD : Respect des exigences européennes sur la protection des données personnelles.
- NF525 : Norme assurant la conformité des logiciels de facturation aux exigences fiscales françaises.
- NF 203 : Certification garantissant la fiabilité des logiciels comptables.
- EDI (Échange de Données Informatisé) : Facilite l’automatisation et la transmission électronique des factures.
- PEPPOL : Standard européen permettant l’échange sécurisé de documents électroniques.
- Chorus Pro : Plateforme obligatoire pour l’échange des factures avec les administrations publiques françaises.
– 👉 Voir notre article sur l’EDI, PEPPOL et Chorus Pro – - SecNumCloud : Certification garantissant une infrastructure cloud sécurisée et conforme aux exigences de l’ANSSI.
En adoptant un ERP certifié et conforme, les entreprises sécurisent leurs échanges, garantissent leur conformité légale et optimisent leur gestion des factures.
Conclusion
En somme, la comptabilité multi-société est un réel défi pour les grandes structures. Toutefois, avec une bonne organisation et des bonnes pratiques, elle devient plus simple. De plus, l’utilisation d’outils adaptés facilite la gestion, surtout des nouvelles technologies ERP. De plus, une formation continue garantit une meilleure maîtrise, et par conséquent, plus d”efficacité et de productivité des équipes.
Sommaire
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