Système d’archivage électronique (SAE)
Un système d’archivage électronique (SAE) est une solution informatique qui permet de stocker, sécuriser et retrouver facilement des documents numériques. Contrairement à un simple disque dur ou à un cloud classique, il garantit que les fichiers conservent leur intégrité, leur authenticité et leur accessibilité dans le temps.
Le lien avec l’archivage à valeur probante
Un SAE joue un rôle central dans l’archivage à valeur probante. En effet, il ne se contente pas de conserver des documents : il en assure la valeur juridique. Grâce à des mécanismes comme la signature électronique, l’horodatage ou la traçabilité des accès, il protège les documents contre toute modification non autorisée. Ainsi, une facture ou un contrat stocké dans un SAE peut servir de preuve légale en cas de litige.
Le rôle du SAE (Système d'archivage électronique) dans la facture électronique
Avec l’arrivée progressive de la facture électronique obligatoire en France, les entreprises doivent s’équiper de solutions qui garantissent la conservation des factures dans le respect des normes. Le SAE intervient alors comme un maillon essentiel. Il assure que chaque facture reste disponible pendant la durée légale, souvent 10 ans, tout en respectant les exigences fiscales. De cette manière, il sécurise la transition vers la dématérialisation et limite les risques liés aux contrôles administratifs.
Système d'archivage électronique et PDP : est-ce la même chose
Un SAE et une PDP (plateforme de dématérialisation partenaire) n’ont pas le même rôle, mais ils se complètent.
- La Plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) sert d’intermédiaire officiel entre l’entreprise et l’administration. Elle reçoit, transforme et transmet les factures électroniques selon les formats imposés par la réglementation. Elle assure donc la conformité et la circulation des données.
- Le Système d’archivage électronique (SAE), de son côté, n’intervient pas dans la transmission, mais dans la conservation à long terme des documents. Il garantit que les factures restent accessibles, intègres et juridiquement valables pendant toute la durée légale.
En résumé, la PDP gère la communication et la conformité, tandis que le SAE sécurise l’archivage et la valeur probante. Ensemble, ils forment une chaîne complète qui couvre tout le cycle de vie de la facture électronique, de son émission jusqu’à sa conservation finale.
Exemple concret
Imaginons une entreprise qui reçoit et émet plusieurs centaines de factures électroniques par mois. Grâce à un système d’archivage électronique, elle centralise ces documents dans un espace unique et sécurisé. Chaque facture est horodatée, indexée et protégée. Ainsi, lorsqu’un contrôle fiscal a lieu, le dirigeant peut retrouver en quelques secondes la facture demandée, avec la preuve qu’elle n’a jamais été altérée.
Besoin d'être accompagné ?
CSMART vous offre un service client dévoué et accessible par téléphone, chat ou e-mail. Notre équipe est là pour vous rassurer à tout moment, que ce soit pour résoudre un problème, répondre à vos questions ou prendre en compte vos suggestions.
