Horodatage : Définition
L’horodatage consiste à associer une date et une heure précises à un document ou à une action. Il permet de prouver qu’un événement s’est produit à un moment donné, sans pouvoir le modifier ensuite. Grâce à ce mécanisme, on peut certifier l’existence d’un fichier à une date exacte.
Pour faire simple, l’horodatage agit comme un cachet temporel numérique. Il fige le contenu d’un document au moment de sa création, de sa modification ou de sa signature. Une fois horodaté, le document ne peut plus être modifié sans que cela soit détecté.
Horodatage et facture électronique
Dans le cadre de la facturation électronique, l’horodatage joue un rôle fondamental. Il permet de garantir la traçabilité, l’authenticité et l’intégrité de chaque facture. Grâce à lui, on peut prouver que la facture a bien été émise à une date précise et qu’elle n’a subi aucune modification depuis sa création.
Plus concrètement, l’horodatage intervient dans plusieurs aspects techniques de la facture électronique, notamment dans :
- le e-invoicing, c’est-à-dire l’échange de factures structurées entre fournisseurs, clients et administration via une plateforme agréée ;
- le e-reporting, qui concerne la transmission à l’administration fiscale de certaines données de facturation, notamment pour les opérations avec des clients non assujettis à la TVA ou à l’international.
Dans les deux cas, l’horodatage valide le moment exact de l’émission ou de la réception de la facture ou des données transmises. Cela garantit que les informations envoyées à l’administration sont conformes, datées avec précision, et donc opposables en cas de contrôle.
Par exemple, lorsqu’une entreprise envoie une facture à un client via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), un horodatage électronique est automatiquement ajouté. Ce marqueur temporel prouve que la facture a bien été générée et transmise à un instant précis. Il contribue à renforcer la fiabilité, la transparence, et la sécurité du processus.
Ainsi, l’horodatage ne se limite pas à figer un document. Il devient un élément technique central dans l’ensemble du processus de facturation électronique, qu’il s’agisse de circuler une facture (e-invoicing) ou de remonter des données à l’État (e-reporting).
Horodatage dans l’archivage à valeur probante
L’horodatage fait partie des conditions essentielles à respecter. En effet, il est indispensable pour qu’un document numérique puisse être conservé dans un système d’archivage à valeur probante.
Pour faire simple, il permet de garantir que le document archivé n’a pas été modifié depuis sa conservation. Cela donne une valeur juridique au fichier, ce qui est indispensable pour les audits, les litiges ou les obligations légales.
Par exemple, lorsqu’une entreprise conserve un contrat ou une facture pendant 10 ans, l’horodatage prouve que le document date bien de cette période. Si besoin, elle peut ainsi justifier sa conformité en toute sécurité.
Exemple simple
Imaginons qu’une entreprise envoie une facture électronique à son client le 8 juillet 2025 à 10h15. Au moment de l’envoi, le système applique automatiquement un horodatage. Cela signifie que la facture est marquée avec la date et l’heure exactes de son émission.
Grâce à cet horodatage, personne ne peut dire plus tard que la facture a été envoyée un autre jour, ni modifier son contenu sans que cela se voie. Si un litige survient, l’entreprise peut prouver que la facture a bien été émise à cette date-là, et que son contenu n’a jamais changé.
Ainsi, l’horodatage protège l’entreprise, renforce la preuve juridique du document, et sécurise les échanges électroniques.
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