FEC (Fichier des écritures comptables) : Définition
Le FEC, ou Fichier des Écritures Comptables, est un document qui contient l’intégralité des écritures comptables de l’entreprise sur une année. Il montre, ligne par ligne, toutes les opérations enregistrées en comptabilité : ventes, achats, paiements, salaires, TVA, etc.
Ce document est obligatoire et toutes les entreprises doivent le remettre à l’administration fiscale en cas de contrôle. Ainsi, l’administration peut vérifier rapidement la cohérence des comptes, et détecte aussi les éventuelles anomalies ou fraudes.
Ce que doit contenir le FEC
Ce document suit une structure stricte imposée par la DGFIP, que les logiciels comptables doivent respecter. Chaque ligne d’écriture comptable doit comporter au minimum 18 champs, parmi lesquels :
- La date de l’écriture,
- Le numéro de pièce,
- Le libellé de l’opération,
- Le numéro du compte,
- Le journal concerné,
- Le montant au débit,
- Le code de pièce,
- L’identifiant de l’écriture et celui de la ligne.
La loi impose qu’il soit généré au format .txt (texte brut), avec un encodage UTF-8, et les champs sont séparés par des tabulations. Cela permet à l’administration d’ouvrir le fichier facilement, de le lire par des outils automatiques et de repérer rapidement les erreurs.
Quelle est la différence entre le FEC et les autres documents comptables ?
Pour bien comprendre le rôle du FEC, il faut le comparer aux documents comptables classiques que les entreprises utilisent tous les jours. En effet, même si ces documents semblent similaires, ils remplissent chacun des fonctions différentes.
FEC VS Journal
D’abord, prenons le journal comptable. Ce document regroupe l’ensemble des écritures comptables de manière chronologique, triées par type de journal (achats, ventes, banque, etc.). Le FEC reprend bien ces mêmes écritures, mais il les présente dans un format numérique très spécifique (.txt), structuré selon un standard défini par l’administration fiscale. Ainsi, le journal classique est lisible par l’humain, alors que le FEC est destiné à un traitement automatisé.
FEC VS Balance
Ensuite, regardons la balance comptable. Elle donne une vue d’ensemble en présentant les totaux débit et crédit de chaque compte. Cependant, elle ne montre aucun détail ligne par ligne. À l’inverse, le FEC fournit chaque écriture comptable dans le détail, ce qui permet de reconstituer les totaux, mais aussi de remonter à l’origine exacte de chaque opération.
FEC VS Grand livre
De son côté, le grand livre offre une vision plus détaillée. Il affiche tous les mouvements comptables compte par compte. Il est donc très utile pour le suivi analytique. Le FEC permet aussi de reconstituer ce grand livre, mais il reste plus brut et moins lisible sans logiciel adapté. Il s’adresse surtout aux contrôleurs, pas aux comptables au quotidien.
Pour résumer
Le FEC ne remplace pas les autres documents comptables comme le journal, la balance ou le grand livre. En revanche, il les contient tous dans un seul fichier, lisible par les outils de contrôle. Grâce à ce format unifié, l’administration peut vérifier la comptabilité rapidement et efficacement, sans passer par plusieurs supports différents.
Exemple simple
Une entreprise clôture son exercice comptable au 31 décembre. En février, elle reçoit un avis de contrôle fiscal. De ce fait, le contrôleur demande le FEC de l’année écoulée. L’expert-comptable extrait alors un fichier texte contenant toutes les lignes comptables de l’année (ventes, charges, écritures de paie…). Ainsi, ce fichier, une fois vérifié et structuré selon les règles, est envoyé à l’administration pour analyse.
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