Archivage à valeur probante : Définition
L’archivage à valeur probante est une technique qui consiste à conserver des documents numériques de manière sécurisée, tout en garantissant qu’ils ont la même valeur légale qu’un papier original.
En d’autres termes, cela signifie qu’un document, comme une facture électronique, peut servir de preuve officielle en cas de litige, de contrôle fiscal ou d’audit. Pour cela, l’archivage doit respecter des règles strictes, fixées par la loi.
Ces règles concernent la traçabilité, la conservation dans le temps, la protection contre la falsification et l’intégrité du document.
Le rôle de l'archivage à valeur probante dans la facture électronique
Dans le cadre de la facturation électronique, l’archivage à valeur probante est obligatoire. Il permet de garantir que la facture n’a pas été modifiée après son émission, de prouver son authenticité, sa date et son contenu et, aussi, de répondre aux exigences fiscales en cas de vérification par l’administration fiscale.
Comment on sait qu'un document respecte l'archivage à valeur probante ?
Pour savoir si un document respecte les normes de l’archivage à valeur probante, il faut vérifier à la fois les conditions techniques, juridiques et organisationnelles de sa conservation.
1. Le document est archivé dans un système certifié ou conforme à une norme reconnue
La première condition est que le document soit stocké dans un système d’archivage électronique (SAE) qui respecte l’une des normes suivantes :
- NF Z42-013 (France) : norme de référence pour l’archivage électronique sécurisé.
- ISO 14641 : norme internationale équivalente à la NF Z42-013.
- Le SAE peut être certifié (par exemple : certification NF 461).
2. Le document est intègre, horodaté et sécurisé
Ensuite, le document doit remplir trois conditions essentielles :
- L’intégrité : personne ne doit pouvoir modifier le document après son archivage.
- L’horodatage : il faut prouver la date exacte d’archivage.
- La signature électronique : elle identifie clairement l’émetteur du document.
3. Il existe une preuve du respect du processus
Il est également nécessaire de conserver des éléments de preuve autour du document archivé tel que :
- Un journal d’événements qui retrace les actions effectuées (accès, consultations…) ;
- Des fichiers de preuve, comme des empreintes numériques ou des certificats ;
- Une politique d’archivage claire qui précise les règles de conservation.
Exemple simple pour mieux comprendre
Une entreprise émet une facture électronique au format Factur-X. Elle doit ensuite l’archiver pendant 10 ans, dans un système sécurisé qui enregistre chaque action, comme l’ouverture ou la consultation du fichier.
Si l’entreprise subit un contrôle fiscal trois ans plus tard, elle peut fournir ce document archivé, avec preuve de son intégrité et de sa date d’origine. L’administration accepte ce document comme preuve légale, car il a été archivé à valeur probante.
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