GED (Gestion électronique des documents) : Définition
La GED, ou Gestion Électronique des Documents, désigne un système qui permet de numériser, stocker, classer, partager et sécuriser les documents d’une entreprise. Grâce à elle, les documents deviennent accessibles en quelques clics, depuis n’importe quel poste ou service autorisé.
Pour mieux comprendre, la GED remplace les classeurs, les armoires physiques et les papiers volants par une organisation numérique centralisée. Elle garantit la fiabilité des documents, leur sécurité et leur valeur légale. Aujourd’hui, elle devient essentielle pour toute entreprise qui souhaite travailler efficacement et rester en règle.
L'importance de la GED en gestion d'entreprise
Aujourd’hui, les entreprises traitent une quantité croissante de documents numériques, dans tous les services. Il peut s’agir de factures clients et fournisseurs, de contrats commerciaux, de bons de commande, de bulletins de paie, de relevés bancaires, de courriers électroniques, ou encore de rapports internes. À cela s’ajoutent des documents liés aux ressources humaines, à la comptabilité, à la logistique ou encore au juridique.
Sans système adapté, ces fichiers s’accumulent dans des dossiers dispersés, des boîtes mail ou des clés USB. Résultat : les documents deviennent difficiles à retrouver, mal classés, et parfois non sécurisés. Cela peut ralentir les équipes, générer des erreurs ou même entraîner des pertes d’information sensibles.
L’entreprise centralise tous ses documents au même endroit grâce à la GED, et peut alors :
- Organiser automatiquement les fichiers par type, date ou service,
- Éviter les doublons,
- Retrouver un document en quelques secondes,
- Contrôler qui a consulté ou modifié quoi, et quand.
De ce fait, en plus de gagner un temps précieux, la GED renforce la traçabilité des échanges et améliore la collaboration entre les services. Elle devient aussi un atout en cas de contrôle fiscal, de litige client ou d’audit qualité.
Les obligations liées à la GED
Certaines réglementations imposent des conditions strictes pour conserver les documents électroniques, notamment ceux à valeur probante comme les factures électroniques, les bulletins de paie ou les contrats signés. Une GED conforme doit alors :
- Garantir l’intégrité des documents (aucune modification possible sans preuve), dans une logique économique ou stratégique.
- Assurer leur accessibilité pendant toute la durée légale de conservation,
- fournir un horodatage et, parfois, une signature électronique,
- et garder une piste d’audit fiable, en cas de contrôle ou de litige.
Exemple simple
Imaginons qu’un client conteste la réception d’une facture. Grâce à la GED, l’entreprise peut retrouver le document en quelques secondes, vérifier son horodatage, et prouver que la facture a bien été envoyée à telle date.
De plus, si l’entreprise est contrôlée par l’administration fiscale, elle peut présenter les documents dans les délais, avec toutes les preuves de conformité. Cela renforce sa crédibilité et limite les risques juridiques.
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