La facturation électronique devient une obligation pour toutes les entreprises. Les réglementations évoluent pour moderniser et sécuriser la facturation. L’objectif ? Renforcer la traçabilité des transactions et simplifier les échanges.
Dès 2026, les grandes entreprises devront obligatoirement utiliser ce format. Un an plus tard, en 2027, les PME et les TPE suivront. Cette transition se fera donc progressivement.
Il est crucial de s’y préparer dès maintenant. Adopter la facturation électronique permet d’anticiper les changements et d’éviter les risques. Mais surtout, cela garantit une conformité totale.
Comprendre les obligations légales est donc essentiel. C’est la clé pour une transition réussie et sans mauvaises surprises.
Définition de la facturation électronique
Tout d’abord, la facture électronique est un document dématérialisé. Ensuite, elle doit respecter certaines conditions. En particulier, elle doit garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité. D’ailleurs, ces critères sont imposés par la loi.
Conservation
Les factures électroniques doivent être conservées pendant une durée légale, généralement de 10 ans en France. Durant cette période, elles doivent rester accessibles en cas de contrôle fiscal ou d’audit. L’archivage doit respecter des normes strictes pour garantir l’intégrité, l’authenticité et la lisibilité des factures. Il est recommandé d’utiliser un système d’archivage électronique (SAE) conforme aux exigences légales pour assurer une conservation sécurisée et conforme.
Authentification
L’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu des factures électroniques doivent être garanties. Cela peut être assuré par plusieurs moyens :
- Signature électronique : Une signature électronique avancée ou qualifiée apposée sur la facture garantit son origine et son intégrité.
- Échange de Données Informatisé (EDI) : L’utilisation de protocoles EDI permet des échanges sécurisés et standardisés de factures entre partenaires commerciaux.
- Piste d’audit fiable : Cette méthode consiste à mettre en place des contrôles documentés et permanents assurant le lien entre la facture et la transaction sous-jacente, garantissant ainsi l’authenticité et l’intégrité des factures.
Ces méthodes sont reconnues par l’administration fiscale et permettent de répondre aux exigences légales en matière d’authentification des factures électroniques.
Transmission
La transmission des factures électroniques doit respecter certaines règles pour assurer leur validité fiscale :
- Format électronique : Les factures doivent être émises dans un format électronique structuré ou non structuré (par exemple, XML, PDF) reconnu par l’administration fiscale.
- Compatibilité avec les systèmes fiscaux : Les formats utilisés doivent être compatibles avec les systèmes de l’administration fiscale pour permettre leur traitement automatisé.
- Protocole de communication sécurisé : La transmission des factures doit s’effectuer via des canaux sécurisés pour garantir la confidentialité et l’intégrité des données échangées.
En France, la plateforme publique Chorus Pro est utilisée pour la transmission des factures électroniques destinées au secteur public. Pour le secteur privé, les entreprises peuvent choisir des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) ou des opérateurs de dématérialisation conformes aux exigences légales.
Obligation progressive
En France, la facturation électronique devient obligatoire progressivement. D’abord, les grandes entreprises ont été concernées avec une mise en conformité dès 2026. Ensuite, les PME ont été intégrées au dispositif avec une mise en conformité dès 2027.
Plateformes de facturation
Pour assurer la conformité, des plateformes spécifiques sont utilisées (PDP, PPF). D’une part, le Portail Public de Facturation (PPF) avait été prévu pour centraliser la gestion des factures électroniques. Cependant, il a récemment été abandonné, obligeant les entreprises à se tourner vers des plateformes de dématérialisation partenaires pour se conformer aux nouvelles obligations. En effet, les plateformes de dématérialisation partenaires jouent un rôle clé : elles permettent une intégration directe à l’ERP des entreprises, une utilisation en marque blanche ou encore en marque grise. Ainsi, elles offrent une flexibilité optimale pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises.
Formats obligatoires
Les factures électroniques doivent respecter des formats spécifiques. En effet, la loi impose l’utilisation de standards précis. Parmi eux, on retrouve le format Factur-X, qui combine un fichier PDF lisible et des données XML structurées. De plus, d’autres formats comme l’UBL (Universal Business Language) et le CII (Cross Industry Invoice) sont également reconnus. Ainsi, ces formats garantissent une compatibilité optimale avec les systèmes de facturation et de comptabilité.
Avantages de la facturation électronique
Sécurité et traçabilité
La dématérialisation renforce la sécurité des transactions, réduisant ainsi les risques de fraude. De plus, la traçabilité des documents est améliorée grâce à une piste d’audit fiable, assurant une transparence accrue pour les entreprises.
Gains de temps
La facture électronique permet de gagner du temps en automatisant le traitement des factures, supprimant ainsi les tâches manuelles telles que la saisie ou le tri. Cette automatisation optimise les délais de paiement, permettant aux fournisseurs d’être payés plus rapidement et aux litiges d’être résolus plus efficacement, augmentant ainsi la productivité.
Réduction des coûts
Les coûts administratifs sont diminués grâce à l’élimination du papier, entraînant des économies substantielles. Par exemple, l’e-facturation permet d’économiser jusqu’à 9 € par facture, soit une réduction de 75 % des coûts. De plus, le stockage numérique réduit l’espace nécessaire à l’archivage, améliorant ainsi la gestion financière et permettant de réaffecter les ressources à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Sanctions en cas de non-respect
En cas de non-respect des obligations légales, des sanctions sont prévues. Par exemple, une amende de 15 € par facture non émise au format électronique, plafonnée à 15 000 € par année civile. Ensuite, le non-respect de l’obligation de transmission des informations à l’administration fiscale (e-reporting) peut entraîner une amende de 250 € par défaut de transmission, également plafonnée à 15 000 € par année civile. Ainsi, il est primordial de respecter les obligations légales pour éviter ces sanctions.
Conclusion
En conclusion, la facturation électronique devient incontournable. D’une part, elle simplifie la gestion administrative. D’autre part, elle améliore la sécurité des transactions. Ainsi, les entreprises doivent s’adapter aux exigences légales.
Pour na pas tomber dans les sanctions de non conformité, les entreprises doivent choisir dès maintenant leurs plateforme de dématérialisation partenaire et se préparer à cette réforme.
Sommaire
Découvrez CSMART PDP
Découvrez CSMART PDP, une solution complètede dématérialisation et conforme à toutes les exigences légales de la facturation électronique