La digitalisation des processus, notamment avec la facture électronique, révolutionne la gestion des entreprises. Cette transition numérique touche en particulier le cycle achats fournisseurs dans les réseaux de franchises. Adopter un ERP n’est plus seulement une option, mais un véritable levier de croissance et un atout face à la concurrence. Explorons ensemble comment cette transformation aide les franchiseurs et franchisés à optimiser leurs processus avec efficacité.
Cycle fournisseur expliqué
Le cycle d’achat fournisseur correspond à l’ensemble des étapes qu’une entreprise suit pour acheter un produit ou un service auprès d’un fournisseur. En d’autres termes, c’est une suite logique d’actions qui commence par l’identification d’un besoin et se termine généralement par le paiement du fournisseur. Le cycle concerne à la fois les achats simples (fournitures de bureau) et les achats plus stratégiques (matières premières ou équipements professionnels).
Les objectifs du cycle fournisseur
Il est important de comprendre que le cycle d’achat est plus qu’une simple formalité administrative, il s’agit d’un véritable levier stratégique au service de la rentabilité et de la qualité lorsqu’il est bien maîtrisé. Le cycle fournisseur a plusieurs objectifs essentiels pour l’entreprise.
Assurer la disponibilité des produits
Avant tout, le cycle fournisseur joue un rôle crucial dans la gestion des stocks. En effet, son principal objectif est de garantir l’approvisionnement continu des produits ou services nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise. – Par exemple, un fast-food ne peut pas se permettre une rupture de pain burger à midi (heure de pointe). –
Maîtriser les coûts
Ensuite, le cycle fournisseur a pour objectif la maîtrise des coûts. En effet, grâce à un processus structuré, l’entreprise peut comparer les offres, négocier les prix et éviter les achats inutiles. Ainsi, un restaurant peut choisir un fournisseur de fruits plus avantageux tout en conservant la qualité. – Par exemple, un fast-food peut améliorer la qualité de ses burgers en gardant les mêmes prix grâce à des coûts maitrisés –
Optimiser la qualité
Le cycle fournisseur a également pour objectif de pouvoir sélectionner des fournisseurs fiables, capables de respecter les délais et les exigences contractuelles. – Par exemple lorsqu’un fast-food a un partenariat de confiance avec un fournisseur de viande de qualité, il permet de préserver le bon goût et la satisfaction de sa clientèle –
Respecter les procédures internes
Enfin, le cycle fournisseur vise à respecter les règles de validation interne, pour éviter les erreurs, les fraudes ou les dépenses non justifiées. Ce contrôle est d’autant plus important dans les grandes structures ou les chaînes de restauration. – Par exemple une chaîne de restauration rapide ne peut pas se permettre dans des erreurs d’approvisionnement coûteuses –
Les étapes clés du cycle fournisseur
1 – Identification du besoin
Tout commence par l’identification d’un besoin au sein de l’entreprise. Ce besoin peut concerner un produit, un service, une prestation ou une matière première.
Par exemple, dans un restaurant, le chef constate qu’il ne reste plus assez de poulet pour assurer le service du week-end. De la même manière, un supermarché remarque une rupture de stock sur une marque d’eau minérale très demandée. À ce stade, il est essentiel de préciser :
- Le type de produit souhaité
- Les quantités nécessaires
- Le délai requis
- L’utilisation prévue
2 – Validation de la demande
Une fois le besoin exprimé, il faut que la demande soit validée par une personne habilitée (manager, service achats ou direction). Cette étape permet de s’assurer que :
- Le besoin est légitime et justifié
- Il entre bien dans le budget prévu
- L’achat respecte les procédures internes
- L’utilisation prévue
Dans une chaîne de restaurants, par exemple, les achats de matériel sont souvent soumis à une validation par le siège, afin de contrôler les dépenses. Cette étape joue un rôle clé dans la maîtrise des coûts et la traçabilité des engagements financiers.
3 – Choix et négociation du fournisseur
Après validation, l’entreprise passe à la sélection du fournisseur. Selon le contexte, elle peut soit choisir un fournisseur référencé et déjà approuvé, soit lancer une mise en concurrence ou un appel d’offre, soit rechercher un nouveau partenaire.
Pour mieux choisir le fournisseur, l’entreprise peut s’appuyer sur différents critères de choix, par exemple le prix, les délais de livraison, les conditions de paiement, la qualité des produits ou des services, ou encore la fiabilité du fournisseur.
Par exemple, une enseigne de restauration rapide peut comparer deux fournisseurs de steaks hachés en termes de prix au kilo, de régularité de livraison et de respect de la chaîne du froid. Une fois le fournisseur identifié, l’entreprise peut entamer une négociation pour ajuster les tarifs ou obtenir des conditions plus favorables.
4 – Émission du bon de commande
Dès que les termes sont clairs, l’entreprise émet un bon de commande. Ce document formel reprend :
- Le détail des produits/services
- Les quantités
- Le prix unitaire et total
- L’adresse et la date de livraison
- Les conditions de paiement
Le bon de commande est essentiel car il engage juridiquement les deux parties. Il sert aussi de base pour les étapes suivantes (réception, facturation, paiement). De ce fait, quand l’entreprise dispose d’un ERP, cette étape est généralement automatisée. Par exemple, un responsable de restaurant peut valider une commande hebdomadaire auprès d’un fournisseur via un portail B2B.
5 – Réception des marchandises
Lorsque les produits sont livrés, il est indispensable de vérifier leur conformité par rapport au bon de commande.Les points à contrôler sont :
- Les quantités livrées
- L’état physique des produits
- Les DLC (dates limites de consommation)
- Le respect des conditions de livraison (température, hygiène, emballage)
Si tout est conforme, l’entreprise émet un bon de livraison signé. Si des anomalies sont constatées (ex : produits abîmés, commande incomplète), un litige peut être ouvert. Dans un fast-food, par exemple, un manager peut refuser un colis de produits surgelés si la chaîne du froid n’a pas été respectée. Cette étape est donc cruciale pour éviter des pertes ou des réclamations ultérieures.
6 – Traitement des factures
Après la livraison, le fournisseur envoie sa facture à l’entreprise. Le service comptable doit alors effectuer un rapprochement entre le bon de commande, le bon de livraison et la facture. En effet, cela permet de vérifier que la facture correspond bien à ce qui a été commandé, ensuite que les quantités et prix sont exacts, et finalement que la marchandise a bien été réceptionnée.
Si tout est cohérent, la facture peut être validée pour paiement. En cas d’erreur (facture en double, mauvaise quantité, ligne manquante), un traitement spécifique est engagé (demande d’avoir, relance fournisseur, blocage du paiement).
7 – Paiement du fournisseur
Enfin, une fois la facture validée, le paiement est déclenché selon les conditions convenues (ex : 30 jours fin de mois, 45 jours, acompte, etc.). Dans ce cas, le règlement peut se faire soit par virement bancaire, par chèque ou par prélèvement automatique.
Dans certaines structures, le paiement est effectué automatiquement à l’échéance grâce à l’ERP. Dans d’autres cas, il peut nécessiter une ultime validation manuelle.
Le respect des délais de paiement est fondamental pour entretenir une bonne relation fournisseur, mais aussi pour respecter les obligations légales (notamment dans certains pays où les délais sont encadrés par la loi).
Le cycle fournisseur et ses défis
Le cycle d’achat fournisseur, particulièrement dans les grandes franchises, s’avère extrêmement complexe en raison de la multiplicité des acteurs impliqués. Chaque maillon — de la centrale d’achat aux entrepôts, en passant par les points de vente — dépend d’une coordination sans faille. Pourtant, cette chaîne est régulièrement fragilisée par des erreurs structurelles qui, mises bout à bout, ralentissent les opérations et augmentent les risques. Parmi les défis :
Les doublons de factures
Un premier défi courant concerne les doublons de factures. Ce problème survient notamment lorsqu’un même bon de commande est saisi ou traité à plusieurs reprises, souvent à cause d’un manque de système centralisé. Dans certaines franchises, chaque point de vente peut initier une commande sans visibilité sur les commandes en cours, ce qui conduit à des redondances. Ces doublons faussent les comptes fournisseurs, génèrent des paiements en trop ou des litiges, et mobilisent inutilement les équipes comptables pour les régulariser.
Les retards de traitement
Un autre défi majeur est lié aux retards dans le traitement des demandes d’achat ou des factures. Ces retards sont souvent dus à des étapes de validation manuelle, à des échanges d’e-mails non tracés ou à l’absence d’outils automatisés. En conséquence, les délais de paiement s’allongent, ce qui nuit directement à la relation fournisseur. Ces partenaires, en attente de règlement, peuvent à terme revoir leurs conditions, ou diminuer leur réactivité lors des prochaines commandes.
Le manque de traçabilité en temps réel
Le troisième point critique est le manque de traçabilité des flux d’achat. Sans une vision claire et en temps réel du cheminement des bons de commande, des livraisons et des factures, les équipes terrain ou siège sont souvent dans l’incapacité de localiser un blocage ou une anomalie. Par exemple, si une livraison est partiellement reçue, mais que l’information ne remonte pas au service comptabilité, celui-ci peut valider une facture complète, générant ainsi des écarts non détectés.
Des conséquences en cascade
Ces dysfonctionnements ne sont pas sans impact. Ils engendrent :
- Des pertes financières (surfacturation, paiements en double),
- Une complexité accrue dans la gestion des stocks,
- Une fragilisation de la chaîne logistique, notamment en cas d’approvisionnement multi-sites.
À long terme, c’est la réactivité opérationnelle de l’enseigne qui en souffre, et avec elle, la satisfaction du client final.
Le rôle de la facture électronique dans le cycle fournisseur
La facture électronique joue un rôle clé dans l’optimisation du cycle d’achat fournisseur, en automatisant le traitement des documents comptables, de la réception à l’archivage. En limitant les saisies manuelles, elle réduit significativement les erreurs, les retards et les litiges. Ainsi, les factures sont validées plus rapidement, ce qui permet de mieux piloter l’encours fournisseur et d’éviter les blocages de paiement.
Grâce à cette fluidité, les fournisseurs bénéficient de règlements plus fiables, ce qui renforce la relation de confiance et la qualité du partenariat sur le long terme. En parallèle, l’élimination du papier permet d’alléger les coûts liés à l’impression, à l’envoi postal et au stockage physique des documents.
Surtout, la centralisation et la standardisation des données offrent un suivi en temps réel des opérations, tout en facilitant le rapprochement automatique entre commandes, livraisons et factures. À travers ces apports, la facturation électronique s’impose comme un outil stratégique, au service de la performance achat, financière et opérationnelle.
Comment un ERP optimise la gestion des cycles d’achat fournisseurs avec la facture électronique ?
- Les fiches fournisseurs pour une comparaison des meilleures offres, ce qui procure un réel pouvoir de négociation;
- Un historique des paiements et des transactions fournisseurs;
- Le suivi des encours fournisseurs
- etc.
Conclusion
Discutons ensemble de vos besoins et découvrez l’étendue de notre solution, conçue pour répondre pleinement à vos attentes. Pour ça, rien de tel qu’un échange de vive voix.