Les factures font partie des documents comptables les plus pertinents. Cependant, la récupération des factures et leur traitement avec les moyens traditionnels s’avèrent souvent peu efficaces et compliqués à gérer. La mise en place obligatoire de la facture électronique représente une solution pour mettre fin à ces difficultés de gestion. Ainsi les entreprises peuvent adopter des moyens de collecte de factures plus efficaces et mieux se concentrer sur le développement de leurs activités.
Cet article vous donnera un aperçu sur les différents moyens de collecte automatique des factures, l’importance de la centralisation des factures et les possibilités de traitement automatique des factures.
Comment optimiser la collecte automatique des factures?
Collecter ses factures fournisseurs, clients, notes de frais ou relevés bancaires avec plus d’efficacité rime essentiellement avec la diversification des moyens. En effet, plus les moyens sont diversifiés et plus vous offrez à vos clients, à vos fournisseurs et à vos collaborateurs plus de flexibilité et de facilité. Échanger, trier et traiter vos factures en quelques clics n’importe où et n’importe quand grâce aux logiciels collecteurs de factures fournisseurs.
- La collecte automatique des factures
- La saisie et le pointage automatique des factures
- La comptabilisation automatique des factures
- Le rapprochement bancaire
Quels sont donc les moyens de traitement automatique des factures?
Collecter les factures dans un mail dédié
Collecter les factures c’est certainement compliqué mais encore faut-il les trier. Parmi les solutions les plus pertinentes on peut recourir à la collecte par mail dédié. Il s’agit en effet de consacrer une adresse mail pour chaque fournisseur. Ainsi, au lieu de recevoir toutes les factures en vrac sur la même adresse, chaque fournisseur devra envoyer à une adresse spécifique de façon à faciliter la collecte, le tri et le suivi.
Collecter vos factures par scan to FTP
La mise en place de la facture électronique doit se concrétiser par des moyens de transfert de données simples et accessibles. En effet, le scan to FTP vous permet de transférer vos factures par simple dépôt dans un bac à scan dédié et directement connecté aux serveurs de votre logiciel de pré comptabilité.
Collecter vos factures par glisser déposer
Parmi les défis majeurs des éditeurs de solutions pré comptables est le développement d’interfaces clients simples, rapides et intuitives. La fonction glisser déposer fait partie des fonctionnalités les plus pratiques qui permet aux fournisseurs de déposer leurs factures sur l’interface client. Il s’agit d’un moyen à la fois facile et accessible aussi bien depuis votre ordinateur, tablette ou Smartphone.
Collecter vos factures par l’application mobile
La collecte de factures par l’application mobile s’avère d’une grande utilité surtout dans beaucoup de situations en dehors du cadre de travail. Imaginez que vous pouvez récupérer simplement et rapidement une facture de restaurant ou de péage grâce à la fonctionnalité de prise de photo disponible sur l’application mobile.
Récupérer vos factures par le collecteur factures fournisseurs
Le collecteur factures fournisseurs est encore un moyen intéressant de récupération automatique de factures. Cette fonctionnalité vous donne accès à une base de données qui regroupe la plupart des fournisseurs opérationnels sur le marché. Grâce à cette méthode, le transfert quotidien de données se fait avec une grande fluidité. En plus, la mise à jour des données fournisseurs se fait automatiquement. Ainsi, vous gagnez du temps et vous mettez fin aux tâches fastidieuses et chronophages de tri et de classement.
Récupérer vos factures par le serveur EDI
Le serveur EDI est déjà utilisé par l’administration fiscale pour échanger les déclarations de revenus. Aujourd’hui ce processus est également impliqué dans la mise en place de la facture électronique. L’Échange de données informatisée consiste à envoyer et recevoir des factures entre l’entreprise et ses fournisseurs tout en respectant un format électronique standardisé.
Quels sont les avantages de la centralisation des factures?
Le gain de temps
Les factures sont des documents comptables qui peuvent être sollicitées par différents services et les différents acteurs qui interagissent avec l’entreprise : service comptabilité, commercial, contrôle qualité ou les archives, les clients, les fournisseurs, cabinet d’expertise comptable, l’administration fiscale…
Les demandes de transfert de données ou d’accès à l’information génèrent une grande perte de temps car soit elles n’aboutissent pas, soit elles sont adressées à la mauvaise personne ou bien elles nécessitent plusieurs relances avant de prendre effet. La centralisation des factures entre les différentes parties prenantes simplifie considérablement leur quotidien et leur permet de gagner en efficacité et en productivité.
L’optimisation des processus de gestion
Le développement de l’activité de toute entreprise quelque soit sa taille ou sa situation passe nécessairement par l’optimisation de ses processus de gestion. La centralisation de la facturation permet d’instaurer un environnement de travail collaboratif, encourageant et motivant propice à l’échange et l’investissement personnel.
La simplification des tâches complexes
Certaines tâches de gestion quotidiennes sont à la fois complexes, chronophages et très susceptibles de générer des erreurs. Centraliser la facturation constitue donc un grand pas vers la simplification d’un grand nombre de tâches complexes telles que le tri, la classification et les opérations de contrôle et de vérification.
La fluidification de la communication et des échanges de données
La centralisation de l’information a un impact très positif sur la communication, le relationnel et l’accès à l’information. En effet, une communication fluide est une communication efficace et constructive qui vous permet de vous concentrer sur l’essentiel et de donner plus de valeur ajoutée à votre travail.
La réduction du risque d’erreur
Travailler sur des documents fiables et accessibles permet de réduire considérablement le risque d’erreur. En effet, le risque d’erreur impacte aussi bien la motivation des collaborateurs que la confiance de vos clients et de vos fournisseurs. C’est ainsi qu’adopter une solution de centralisation des factures permet de minimiser les anomalies mais aussi de pouvoir les détecter plus facilement et plus rapidement.
Comment bénéficier d’un traitement automatique des factures avec Compta Smart?
Compta Smart est une solution pré comptable qui met à votre disposition 8 moyens différents de collecte de factures afin de simplifier la vie à vos collaborateurs, fournisseurs et clients:
- Collecteur fournisseur
- Glissez Déposez
- API disponible pour déposer les factures sur les serveurs de Compta Smart
- Chorus Pro Compta Smart vous permet d’envoyer et de recevoir vos factures à travers Chorus Pro.
- Mail dédié
- Application Mobile
- Scan to FT/mail
- Facture Électronique Compta Smart interagit avec le portail public des impôts grâce à CSmartInvoice.
Mais ce n’est pas tout car simplifier le quotidien d’une entreprise ne se limite pas à optimiser les moyens de collecte des factures mais aussi d’en automatiser le traitement. En effet, Compta smart met entre vos mains toute la puissance et l’ingéniosité de l’intelligence artificielle et du machine learning afin de vous garantir un traitement automatique des factures simple mais efficace.
Saisissez vos écritures comptables en quelques clics!
La saisie et le pointage de vos factures ne font plus partie des tâches fastidieuses. Compta Smart vous donne la possibilité de réaliser ces opérations en quelques clics. En effet, cette solution vous permet la génération automatique des écritures comptables avec un taux d’exactitude de 99% (avec ou sans analytique tout en tenant compte de la TVA et de la devise). Ce type de traitement de factures est effectué grâce à la technologie de reconnaissance automatique des caractères.
Automatisez votre comptabilisation et réalisez vos révisions en masse ou à l’unité
Compta Smart est une solution compatible avec la plupart des logiciels de production. Il suffit de paramétrer tous vos critères et vos données selon vos besoins pour automatiser les différentes étapes de comptabilisation et de révision:
- Automatisation de la comptabilisation de vos écritures d’achats, de ventes et de banque en partant ou pas d’un FEC.
- Révision en masse ou à l’unité
- Intégration automatique pour réaliser vos bilans ou liasse fiscale par simple interconnexion avec vos logiciels de production ou par génération d’export de pièces jointes
Associez automatiquement vos factures avec vos transactions!
Compta Smart dispose d’un module de banque puissant capable de réaliser une agrégation de toutes vos banques et vos comptes bancaires. Cette opération vous permet d’obtenir une association automatique entre vos factures et vos transactions bancaires. Ainsi vous pouvez aussi bien associer une ligne de banque avec plusieurs factures ou plusieurs lignes avec plusieurs factures.
Détectez automatiquement les erreurs et les anomalies!
Le traitement automatique des factures constitue un gain important en termes de productivité. Cependant, pour gagner encore plus en termes d’efficacité et de qualité. Compta Smart vous permet également de détecter automatiquement les erreurs et les anomalies. En effet, cette solution vous garantit d’effectuer un contrôle de cohérence de la TVA avant de procéder à la révision en plus de la possibilité de détecter et isoler les doublons.
