L’encours fournisseurs est un indicateur clé à ne pas négliger pour toute entreprise souhaitant améliorer sa gestion financière. Dans un contexte économique de plus en plus complexe, bien maîtriser ses encours fournisseurs permet non seulement d’optimiser ses flux financiers, mais aussi de mieux contrôler son besoin en fonds de roulement.
En effet, l’encours fournisseurs reflète directement la santé financière de l’entreprise, tout en révélant la qualité de ses relations avec ses partenaires commerciaux. C’est un levier stratégique de pilotage financier, souvent sous-estimé, mais essentiel.
Comment définir un encours fournisseurs ? Comment le calculer ? Quels impacts concrets peut-il avoir sur la gestion et la situation financière de votre entreprise ? Continuez à lire pour tout clarifier.
Quelques notions clés pour maîtriser l’encours fournisseur
L’encours fournisseur désigne toutes les factures que l’entreprise a reçues de ses fournisseurs — que ce soit pour des marchandises, des matières premières ou des services — et qu’elle n’a pas encore payées. En d’autres termes, c’est le montant total que l’entreprise doit encore à ses fournisseurs, à une date précise.
Par exemple, si une entreprise reçoit une livraison de marchandises d’une valeur de 5 000 € avec un délai de paiement de 30 jours, cette somme est comptabilisée dans son encours fournisseur jusqu’au jour du règlement.
Cette notion est essentielle pour suivre ses engagements financiers à court terme. Elle joue également un rôle stratégique :
- Elle influence la trésorerie disponible de l’entreprise.
- Elle reflète la qualité des relations avec les fournisseurs (délais de paiement respectés ou non).
- Elle entre dans le calcul du besoin en fonds de roulement (BFR), aux côtés de l’encours client et des stocks.
Encours fournisseurs vs factures payées : ne pas confondre
L’encours fournisseurs correspond uniquement aux factures non encore réglées à un instant donné. Autrement dit, dès qu’une facture est payée, son montant sort automatiquement de l’encours.
Prenons un exemple concret : Imaginons qu’une entreprise reçoive en juin trois factures de ses fournisseurs:
- 2 000 € pour une commande de matières premières,
- 1 500 € pour une prestation de transport,
- 1 000 € pour un abonnement logiciel.
Si, au 30 juin, l’entreprise a payé uniquement la facture de 2 000 €, alors son encours fournisseurs est de 2 500 € (1 500 € + 1 000 €). Les 2 000 € déjà réglés ne font plus partie de l’encours.
Cette distinction entre encours fournisseurs et factures déjà payées est essentielle, car elle permet d’éviter de surestimer le montant réel de la dette. Elle aide également à suivre précisément ce qui reste à régler, à anticiper les sorties de trésorerie à venir, et à maintenir une bonne relation avec les fournisseurs en évitant les retards de paiement.
Calcul de l'encours fournisseur
Formule de calcul simplifié
L’encours fournisseur correspond à ce que vous devez encore à vos fournisseurs à un instant T. Pour bien le calculer, vous devez tenir compte non seulement des factures reçues mais aussi des écritures comptables annexes.
Encours fournisseur = Comptes fournisseurs + Charges à payer – Acomptes et avances versés
- Comptes fournisseurs : total des factures reçues mais non encore réglées.
- Charges à payer : dépenses engagées mais non encore facturées (ex. : services réalisés en fin de mois mais facturés le mois suivant).
- Acomptes et avances : •montants déjà versés à vos fournisseurs avant réception des factures.
Exemple concrêt
Imaginons une entreprise qui a les données suivantes :
- Factures non payées à la fin du mois : 15 000 €.
- Charges courues à payer : 5 000 €.
- Acomptes déjà versés : 3 000 €.
👉 Son encours fournisseur sera de :
15 000 + 5 000 – 3 000 = 17 000 €
Pourquoi le calcul est crucial ?
Calculer régulièrement l’encours fournisseur permet à l’entreprise de connaître avec précision le montant de ses dettes à court terme. Cette estimation chiffrée offre une vision claire des décaissements à venir et facilite l’anticipation des besoins de trésorerie. En disposant de données fiables, l’entreprise peut mieux planifier ses paiements, éviter les tensions financières et préserver la qualité de sa relation avec les fournisseurs, un levier essentiel pour garantir la continuité des approvisionnements.
Un encours trop élevé peut alerter sur un risque de surendettement ou de retard de paiement. À l’inverse, un encours faible peut indiquer une bonne rotation fournisseur ou une faiblesse d’approvisionnement.
Encours fournisseur et santé de votre entreprise
Un levier pour préserver votre trésorerie
Bien calculer et suivre l’encours fournisseur, c’est un vrai plus pour la trésorerie de l’entreprise. En sachant exactement combien vous devez à vos fournisseurs, vous pouvez planifier vos paiements intelligemment. Cela évite de sortir trop de cash d’un coup ou de payer trop tôt, ce qui vous permet de garder de l’argent disponible pour d’autres besoins : investir, saisir une opportunité ou gérer un imprévu. C’est aussi un bon moyen d’éviter les découverts bancaires, les retards de paiement, ou les frais inutiles. En bref, un suivi rigoureux de l’encours permet de garder une trésorerie saine et équilibrée.
Partenaires financiers rassurés
Un encours fournisseur bien géré donne une image positive de votre entreprise. Il montre que vous êtes organisé, rigoureux et capable de respecter vos engagements financiers. Cela rassure à la fois vos fournisseurs, qui auront plus de facilité à vous accorder des délais de paiement, et vos partenaires bancaires et investisseurs, qui y voient un signe de bonne santé financière.
Prenons un exemple concret
Si vous avez un chiffre d’affaires de 100 000 € par mois, il est logique d’avoir un encours fournisseur autour de 30 000 € si vos fournisseurs vous accordent 30 jours pour payer.
Mais si cet encours grimpe régulièrement à 70 000 € ou 80 000 €, cela peut indiquer que vous accumulez des retards de paiement. Et cela peut inquiéter vos partenaires.
À l’inverse, un encours cohérent avec votre activité prouve que vous maîtrisez vos flux de trésorerie, sans vous mettre en difficulté.
Des avantages à la clé
Mieux encore : une gestion saine de vos paiements peut jouer en votre faveur.
- Une banque sera plus encline à vous accorder un prêt si elle voit que vous payez vos fournisseurs à temps.
- Un investisseur jugera votre entreprise plus fiable et plus stable.
- Un fournisseur pourra vous proposer des remises ou des délais plus souples, car il sait qu’il peut vous faire confiance.
Les risques liés à une mauvaise gestion de l’encours fournisseur
Perte de confiance des fournisseurs
Si vous payez vos factures en retard ou de manière irrégulière, vos fournisseurs peuvent rapidement perdre confiance. Cette perte de fiabilité perçue les pousse à revoir leurs conditions commerciales à votre désavantage :
- délais de paiement raccourcis,
- demandes d’acompte à la commande,
- voire arrêt pur et simple des livraisons.
Risque légal
- des pénalités de retard obligatoires,
- des intérêts moratoires,
- voire des poursuites judiciaires.
Atteinte à l’image de marque
- décourager d’autres fournisseurs de travailler avec vous,
- freiner vos négociations commerciales,
- ou même nuire à votre attractivité auprès de partenaires, d’investisseurs ou voire même de clients.
Digitalisation : mieux gérer l’encours fournisseur
Centralisation des données : tout est au même endroit
Avec la dématérialisation des factures et des documents fournisseurs, vous regroupez automatiquement toutes les informations utiles : montants dus, dates d’échéance, statuts des paiements… Fini les dossiers papier ou les fichiers éparpillés. Tout est disponible en quelques clics.
Visibilité en temps réel : vous savez où vous en êtes
Un ERP comptable moderne, comme CSMART ERP, vous donne une vue d’ensemble claire et actualisée de l’encours fournisseur. Cela vous permet de :
- savoir ce que vous devez, à qui, et pour quand,
- anticiper les règlements à venir,
- éviter les mauvaises surprises de trésorerie.
Réactivité renforcée : moins d’oublis, plus d’actions
Grâce à l’automatisation des alertes, des relances ou des validations, vous gagnez un temps précieux et réduisez les erreurs humaines. L’outil vous aide à payer vos fournisseurs dans les délais, à préserver la relation commerciale, et à éviter les pénalités de retard.
Un pilotage financier plus fiable
L’encours fournisseur devient un indicateur de gestion à part entière. Intégré dans vos tableaux de bord, il vous donne une image fidèle de vos engagements. C’est un vrai atout pour prendre des décisions éclairées : planification budgétaire, négociation avec les fournisseurs, demande de financement.
En résumé
L’encours fournisseur est bien plus qu’un simple indicateur comptable : il reflète la santé de vos relations avec vos partenaires, votre rigueur financière et votre capacité à anticiper. Lorsqu’il est mal suivi, il devient un facteur de risque. Mais bien maîtrisé, surtout grâce à la digitalisation, il se transforme en véritable levier de pilotage.
Automatisation des processus, visibilité en temps réel, alertes intelligentes… Les outils modernes, notamment les ERP connectés à vos flux de commandes, permettent d’optimiser cet encours pour sécuriser vos approvisionnements, respecter les délais de paiement, et renforcer la confiance avec vos fournisseurs.
En digitalisant la gestion de votre encours fournisseur, vous gagnez en fiabilité, en réactivité et en crédibilité. Autant d’atouts pour une entreprise performante, solide et bien entourée.
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