Avec l’arrivée des réformes fiscales et l’obligation de facturation électronique, deux concepts ont émergé dans le paysage des entreprises françaises : le Portail Public de Facturation (PPF) et les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP). Ces deux entités jouent un rôle essentiel dans la gestion des flux de factures électroniques conformes aux exigences légales. Toutefois, une mise à jour a tout renversé : le PPF a été abandonné au profit d’un système basé uniquement sur les PDP.
Cet article détaille les différences entre PPF et PDP, tout en explorant leur implication dans le processus de facturation électronique et les répercussions de ce changement.

Qu’est-ce que le PPF (Portail Public de Facturation) ?

Le Portail Public de Facturation était initialement conçu comme un outil central mis en place par l’administration fiscale française pour faciliter l’échange et le contrôle des factures électroniques entre les entreprises et l’État. Cependant, le gouvernement français vient d’annoncer l’abandon du développement du Portail Public de Facturation (PPF) en tant que plateforme de facturation pour laisser la place à un système intégralement géré par les PDP.

L’abandon du PPF annoncé vers la fin de 2024

La décision d’abandonner le PPF s’inscrit dans une volonté de simplification et de modernisation des processus fiscaux. Plusieurs raisons expliquent cette transition :

1 - Centralisation des services auprès des PDP :

L’administration fiscale souhaite confier l’intégralité de la gestion des flux de factures électroniques à des acteurs privés agréés, capables de proposer des services flexibles et adaptés aux besoins des entreprises.

2 - Réduction des coûts pour l’État :

Le maintien d’un portail public nécessitait des ressources importantes en termes de développement, de maintenance et de support technique. En déléguant ces tâches aux PDP, l’État peut concentrer ses efforts sur le contrôle fiscal.

3 - Encouragement de l’innovation :

Les PDP, en tant qu’entités privées, sont mieux placés pour innover et offrir des solutions technologiques avancées, comme l’automatisation des traitements ou l’intégration avec des outils de gestion.

4 - Encouragement de l’innovation :

En abandonnant le PPF, toutes les entreprises seront obligées de passer par une PDP, ce qui simplifie la structure des flux de données et garantit une meilleure harmonisation des pratiques.

Qu’est-ce qu’une PDP :

Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire ou PDP est une entité privée agréée par l’administration fiscale pour offrir des services liés à la facturation électronique. Avec l’abandon du PPF, les PDP deviennent incontournables dans le processus de dématérialisation des factures. Leurs principales fonctions incluent :

Collecte et validation des factures : Les PDP prennent en charge la collecte des factures électroniques depuis les systèmes ERP ou logiciels de gestion des entreprises.
Conversion et transmission : Ils convertissent les factures dans un format compatible avec les standards exigés (par exemple, XML UBL ou Factur-X) et les transmettent directement à d’autres PDP ou au destinataire final.
Archivage électronique : Les PDP offrent des services d’archivage électronique conformes à la norme NF Z42-013, garantissant la conservation légale des factures.
Transmission des données à l’État : Les PDP assurent le reporting fiscal et la transmission des informations obligatoires à l’administration.

Avec l’abandon du PPF, les PDP se voient attribuer des fonctionnalités supplémentaires à savoir :

Transmission et réception des factures
Contrôle de conformité
Transmission des données à l’administration fiscale

Les PDP proposent désormais une valeur ajoutée grâce à leurs services personnalisés et leur capacité à adapter les solutions aux besoins des entreprises, un aspect qui devient encore plus crucial dans le cadre de la disparition du PPF.

Le schéma en Y : une architecture collaborative

Le schéma en Y est le modèle retenu par l’administration fiscale pour organiser les flux de factures électroniques. Même après l’abandon du PPF, ce modèle restera pertinent car il structure les relations entre les différents acteurs du système.

1 - Branches du Y : les PDP

Avec la fin du PPF, les PDP se substituent à ce dernier pour gérer entièrement les flux de factures. Ils interviennent pour collecter, valider, transmettre et archiver les factures.

2 - Relations entre les entités

Chaque entreprise devra désormais passer par une PDP pour échanger ses factures électroniques. Ce dernier assurera également la transmission des informations fiscales à l’administration.

3 - Avantages pour les entreprises

Ce modèle renforce la standardisation et offre une meilleure qualité de service grâce à l’expertise des PDP.

Pourquoi choisir une PDP avant 2026 ?

La réforme imposant la facture électronique obligatoire d’ici 2026 pour les grandes entreprise, et les PME à partir de 2027 rend essentiel le choix d’une PDP. Voici pourquoi :

1 - Conformité obligatoire

Les entreprises seront tenues de passer par une PDP pour émettre et recevoir des factures électroniques, sous peine de non-conformité.

2 - Transition anticipée

Une transition progressive permet de limiter les perturbations dans les processus internes et de préparer les équipes aux nouvelles pratiques.

3 - Optimisation des processus

Les PDP offrent des services avancés qui améliorent l’efficacité opérationnelle et réduisent les coûts associés à la gestion des factures.

4 - Accès à des partenaires compétitifs

La demande croissante pour des PDP de qualité pourrait limiter l’accès aux meilleurs prestataires à mesure que l’échéance approche.

5 - Sécurité accrue

En travaillant avec une PDP, les entreprises bénéficient d’un archivage sécurisé et conforme aux normes en vigueur, réduisant les risques de pertes de données.

Processus d’émission et de réception de factures électroniques

La facturation électronique implique plusieurs étapes clés, désormais entièrement gérées par les PDP. Voici un déroulement typique du processus :

1 - Génération de la facture

L’entreprise émettrice crée une facture via son système de gestion (ERP ou logiciel comptable).
Le format de la facture doit être compatible avec les standards imposés.

2 - Conformité obligatoire

La PDP collecte la facture, vérifie sa conformité, et la convertit en format requis avant de la transmettre au destinataire final ou à sa PDP.

3 - Vérification de conformité

La PDP garantit que la facture respecte les normes techniques et fiscales.

4 - Archivage et reporting fiscal

Les informations fiscales pertinentes sont extraites et transmises à l’administration fiscale pour un suivie.
La facture est archivée de manière sécurisée pour une durée légale de 10 ans.

L’avantage d’avoir un ERP complet mais aussi immatriculé en tant que PDP

Avoir un ERP performant qui est également immatriculé en tant que PDP représente un atout stratégique majeur pour les entreprises. En effet, cette combinaison permet de centraliser et d’automatiser l’ensemble des processus liés à la gestion des factures électroniques, tout en garantissant une conformité totale avec les exigences légales. Grâce à cette double fonctionnalité, les entreprises peuvent émettre, recevoir, valider et archiver leurs factures directement depuis leur ERP, sans avoir à intégrer ou passer par des solutions tierces. Cela réduit considérablement les coûts d’intégration, améliore l’efficacité opérationnelle, et limite les risques d’erreurs ou de non-conformité. De plus, un ERP immatriculé PDP offre une vision unifiée et en temps réel des flux de factures, ce qui est essentiel pour optimiser la gestion financière et la prise de décisions stratégiques.

Conclusion

L’abandon du PPF marque une étape clé dans la transformation numérique des entreprises. Le choix d’une PDP devient incontournable pour garantir la conformité et l’efficacité des processus de facturation. Les entreprises doivent dès à présent évaluer leurs besoins, comparer les offres des différentes PDP, et entamer leur transition vers ce nouveau système. Cette anticipation permettra non seulement de respecter les obligations légales, mais aussi d’optimiser leurs opérations en tirant parti des innovations offertes par les prestataires partenaires.

PDP et PPF : Définition, différence et actualités