Définition, conditions et exigences de mise en place de la facture électronique:
Afin de faire face à un contexte économique, légal et administratif en pleine évolution, la mise en place de la facture électronique devient indispensable pour les entreprises afin de se mettre en conformité avec leur environnement et rester compétitives. Dans le but de réussir ce premier pas vers la transformation digitale, il faut commencer par maîtriser les notions de bases liées à la facture électronique, être conscient des avantages liés à sa mise en place et mettre toutes les chances de son côté pour réussir son passage à la facture électronique.
Les notions de base liées à la facture électronique
C’est quoi la facture électronique?
Le mode de facturation traditionnel sous format papier s’avère de plus en plus compliqué à gérer en termes de délais de traitement, contraintes d’archivage, absence de traçabilité des échanges et risques d’erreur. La facture électronique consiste à renoncer au format papier au profit du format numérique PDF. Ce processus permet à une entreprise ou un fournisseur non seulement de communiquer plus facilement ses factures avec des clients ou avec l’administration fiscale mais aussi de gérer et traiter automatiquement ses factures.
Quels sont les points communs et les différences d’une facture électronique par rapport à une facture papier?
Une simple comparaison avec la facture papier est peut être la meilleure façon de cerner la facture électronique. En effet, celle ci doit contenir toutes les mentions obligatoires applicables à la facture en papier telles que :
- La date de la facturation
- La référence de la facture
- La date de la transaction ( la vente ou prestation de service)
- L’identité de l’émetteur ( vendeur ou prestataire de services)
- L’identité de l’acheteur ou du client
- La référence du bon de commande
- Les informations relatives à la TVA ( numéro d’identification et taux)
- La désignation et la quantité des produits et services rendus
- Le prix du catalogue
- Le taux de TVA
- La réduction de prix
- Le total hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
- L’adresse de facturation
- Les informations relatives au paiement
- L’indication des détails (délais, existence) concernant la garantie légale de conformité de 2 ans applicable pour certains biens
Par contre, à la différence de la facture en papier, pour la facture électronique:
- Tout le processus de facturation doit être numérisé à savoir l’édition, l’envoi et la réception
- La communication des factures électroniques doit attester de l’identité de l’émetteur et du récepteur
- La signature est électronique dans la plupart des cas
Quel est le contexte légal de la mise en place de la facture électronique?
Pour faire face à toutes les contraintes et les difficultés liées au mode de facturation traditionnel, on a assisté à l’accélération de la dématérialisation fiscale qui a donné l’exemple aux entreprises pour les encourager à mieux appréhender la mise en place obligatoire de la facture électronique et faire un grand pas vers la digitalisation.
La généralisation de la facture électronique est donc prévue à mettre en place progressivement entre le 01/07/2024 et le 01/01/2026 afin de fluidifier les échanges et les transactions entre les entreprises et l’administration publique.
La généralisation de la facture électronique actée pour l’ensemble des entreprises comprend essentiellement deux obligations majeures:
- Dématérialiser les factures (« e-invoicing ») : Concerne les transactions BtoB en France et impose un double flux à la facture vers le client et vers l’administration fiscale.
- Transmission des données à l’administration fiscale (« e-reporting »)
Concerne les transactions BtoB internationales, BtoC avec facture, les acquisitions intracommunautaires et les flux de paiement et d’encaissement. Ce dispositif impose un flux unique vers l’administration fiscale avec une fréquence hebdomadaire ou mensuelle.
La facture électronique, une contrainte ou une réelle opportunité?
Aujourd’hui, la transformation digitale n’est pas simplement un choix stratégique mais surtout une obligation légale. Cependant, elle reste une opportunité indéniablement intéressante et profitable pour l’entreprise sur plusieurs plans. Tout l’intérêt réside donc dans la prise de conscience de cette nécessité et le fait de savoir comment transformer cette contrainte en une réelle opportunité.
- Réduire les coûts d’exploitation :
Le processus de facturation électronique est simple et rapide donc forcément plus économique vu le gain lié à la dématérialisation des factures et le fait de renoncer aux méthodes de traitement manuel. - Réduire les coûts d’exploitation:
Le processus de facturation électronique est simple et rapide donc forcément plus économique vu le gain lié à la dématérialisation des factures et le fait de renoncer aux méthodes de traitement manuel. - Sécuriser les flux :
L’automatisation du processus de facturation permet de sécuriser les échanges et les documents et de renforcer la traçabilité ce qui minimise le risque d’erreur et facilite considérablement le suivi et le contrôle. - Optimiser les délais de traitement:
Le passage à la facturation électronique vous libère des tâches répétitives et chronophages ce qui vous permet de vous concentrer sur la qualité. - Contribuer à l’intérêt écologique
Renoncer à l’utilisation du papier pour la facturation aura sans aucun doute un grand impact sur le bien être de la planète. - Remettre en question les processus existants :
La mise en place de la facturation électronique est une excellente opportunité pour remettre en cause les processus existants afin de les améliorer et les optimiser. - Booster sa productivité et développer son activité :
Gagner du temps sur les tâches administratives quotidiennes tel que la facturation vous permet de vous concentrer sur l’essentiel pour développer votre activité et améliorer votre compétitivité.
Quelles sont les exigences et les règles de la mise en œuvre de la facture électronique?
- Garantir l’intégralité, authenticité et lisibilité du document électronique depuis son émission jusqu’à la fin de son délai de conservation
- Contenir toutes les mentions obligatoires applicables à la facture en papier
- Faire l’objet d’un scellement électronique au moment de l’archivage dans un coffre fort numérique pour garantir la traçabilité des factures
- Les formats acceptés sont: EDI ou hybride de type facture x
- Le fournisseur doit utiliser un modèle de facturation unique pour tous les clients.
- Il existe également des exigences particulièrement applicables pour la facture X. En effet cette facture dite également mixte ou hybride est caractérisée par un double format, le premier est destiné pour les utilisateurs et comprend toutes les mentions obligatoires que doit contenir une facture ordinaire et le deuxième est structuré afin de permettre son utilisation par des logiciels de facturation.
- La facture mixte doit donc obéir aux règles suivantes:
- Cette enveloppe doit contenir un schéma XML renfermant des données structurées et conformes aux exigences des normes Européennes.
Comment concrétiser son passage à la facture électronique?
Le passage à la facture électronique constitue l’un des défis majeurs pour les entreprises. Il faut avant tout savoir qu’un changement doit être bien préparé, planifié et accompagné si nécessaire afin de se dérouler avec plus de fluidité et de sérénité.
Planifier son passage à la facturation électronique
Afin de bien préparer son passage à la facturation électronique, il faut passer par les étapes suivantes:
- Évaluer les processus de facturation existants: Cette phase est primordiale pour fixer vos objectifs et définir vos plans d’action afin d’optimiser le choix du ou des processus à mettre en œuvre pour passer à la facturation électronique, mais surtout pour le choix de votre solution pré comptable.
- Planifier la mise en œuvre de la facturation électronique: Cette phase est primordiale pour fixer vos objectifs et définir vos plans d’action afin d’optimiser le choix du ou des processus à mettre en œuvre pour passer à la facturation électronique, mais surtout pour le choix de votre solution pré comptable.
- Former et informer à propos de son passage à la facturation électronique : Il faut penser à planifier des formations pratiques et personnalisées pour vos collaborateurs en plus des campagnes d’informations ciblées pour vos fournisseurs et vos clients.
- Évaluer et réajuster son processus de mise en place de la facture électronique : Cette étape permet d’évaluer en continu l’avancement et l’efficacité des actions mises en œuvre afin d’optimiser votre passage à la facturation électronique.
Choisir sa solution de facturation électronique
Le choix de la solution est primordial pour la réussite et le bon déroulement de votre passage à la facturation électronique. En effet, la solution digitale va vous accompagner pour concrétiser la numérisation de votre processus de facturation, elle doit donc obéir à un certain nombre de critères:
- L’ergonomie: Une solution avec une interface simple et intuitive.
- La performance et l’efficacité: Une solution puissante et performante capable de traiter un volume important de données en minimisant les risques de perte, endommagement ou lenteurs fréquentes.
- Des fonctionnalités variées et adaptées: Une solution complète qui comprend toutes les fonctionnalités susceptibles de simplifier significativement votre quotidien.
- La fiabilité et la sécurité de vos flux: Les échanges et le traitement de données doivent être fiables et sécurisés.
- L’assistance et l’accompagnement personnalisé: Votre éditeur de solution doit mettre à votre disposition un service technique disponible, réactif et compétent pour répondre à vos demandes, interrogations et intervenir en cas d’incident.
