La facturation électronique est une obligation légale mais c’est surtout une excellente opportunité pour que les entreprises accélèrent leur transformation digitale et s’adaptent mieux à un environnement technologique en constante évolution. Certaines entreprises n’ont pas attendu la loi de finance 2020 pour franchir le cap et plusieurs n’ont pas tardé à s’engager dans cette transformation digitale bien avant les délais tandis que d’autres appréhendent encore ce changement.
Comment la mise en place de facture électronique peut-elle être bénéfique pour votre entreprise et quels sont les avantages de cette transformation pour votre entreprise?
Instaurer un processus de facturation fiable et sécurisé!
- Définir les procédés d’échanges: L’EDI, la signature électronique et la piste d’audit fiable
- Définir les formats reconnus par l’administration fiscale: L’EDI, les PDF signés électroniquement, Factur-X ou hybride et la piste d’audit fiable
- Garantir la sécurité et la confidentialité des protocoles d’échange
- Assurer la lisibilité, l’authenticité de l’origine et l’intégralité du contenu des factures
- Être une solution partenaire ou compatible avec la plateforme de dématérialisation fiscale
Travailler avec plus d’efficacité et en toute sérénité!
La dématérialisation de la facturation est une excellente opportunité pour instaurer un environnement de travail plus ergonomique et motivant tout en gagnant en efficacité et en productivité. Grâce à la facture électronique, vous allez enfin pouvoir libérer vos collaborateurs des tâches fastidieuses et chronophages afin de stimuler leur créativité et leur permettre de donner plus de valeur ajoutée à leur travail.
En effet des tâches telles que la saisie, l’envoi, l’archivage et le contrôle des factures ne sont pas des tâches compliquées mais consomment beaucoup de temps et d’énergie sans oublier le risque d’erreur élevé. Par contre, le passage à la facturation électronique vous permet de saisir, traiter, envoyer et archiver et plus encore en quelques clics. Vous pouvez également accéder à vos documents facilement et à n’importe quel moment pour envoyer des duplicatas, faire un contrôle ou un audit ou bien pour faire vos déclarations fiscales.
Donner une dimension fortement collaborative à votre activité!
Le processus de facturation électronique simplifie le quotidien de votre équipe, et leur donne une meilleure visibilité sur le parcours de la facture. En effet la centralisation de l’information facilite et fluidifie les échanges entre vos différentes équipes et collaborateurs ce qui fait que leurs actions deviennent plus efficaces et leurs tâches beaucoup plus intéressantes et motivantes.
Il s’agit en fait de travailler selon une optique collaborative qui implique toutes les parties prenantes à la chaîne de facturation: entreprise, expert comptables, clients, fournisseurs et administration fiscale.
Il est donc primordial d’opter pour une solution comptable compatible avec la plateforme de dématérialisation publique et avec le portail fournisseurs afin d’accélérer et faciliter la transmission et le traitement des factures.
Simplifier le suivi, le contrôle et l'audit de votre processus de facturation!
Afin de garantir l’amélioration continue de votre processus de facturation, il faut certainement optimiser vos procédures de suivi et de contrôle. La dématérialisation de la facturation vous permet d’extraire plus facilement et à n’importe quel moment vos données pour faire régulièrement toutes les vérifications nécessaires. En effet, vous disposerez de moyens de contrôle et de suivi beaucoup plus efficaces grâce à l’archivage numérique et la possibilité de l’automatisation de la génération des rapports.
Vous pouvez ainsi résoudre plus facilement vos litiges, implémenter les actions correctives adéquates et fluidifier le déroulement des audits internes ou externes.
Raccourcir vos délais de traitement et de paiement!
La numérisation et l’automatisation de votre processus de facturation ont un impact significatif sur vos délais de traitement et de paiement. En effet, la centralisation des données de vos clients et fournisseurs vous permet de:
- Automatiser la saisie des factures
- Automatiser les mises à jour des coordonnées de vos clients et fournisseurs
- Accélérer la transmission et la validation des factures
- Programmer des relances automatiques de paiement
- Automatiser la détection des doublons et des erreurs
- Automatiser des rappels de paiements des échéances de fournisseurs
C’est ainsi que raccourcir vos délais de traitement et de paiement vous permet non seulement de maintenir une certaine régularité et continuité de vos flux financiers mais aussi d’entretenir vos relations clients fournisseurs.
Réduire vos frais d’exploitation et votre impact sur l’environnement!
Numériser vos factures présente un intérêt économique majeur car renoncer au papier vous permet de réduire significativement vos frais d’exploitation. La facturation électronique vous garantit donc un retour sur investissement à court et à moyen terme. Il s’agit également d’un engagement envers votre planète. En effet, réduire la consommation du papier constitue une action éco responsable de taille envers votre environnement.
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